前回は就職活動でのメールのやり取りについて書きました。
前回の記事をまとめるとポイントは以下4点です。
- メールのやり取りも採用担当は判断基準にしている
- 社会人としての最低限のマナーが守れているか
- 返信のスピード
- こちらからの返信で切る
上下関係が厳しいお笑い芸人の経験を経ているのでメールをコツみたいなところはある程度イメージしているかもしれません。なので、前回と今回の内容はさほど難しいものでは無いはずです。
前回は主にマイナスを与えない方法をお伝えしました。減点方式の日本社会では知っておいて損ではないと思います。今回はメールだけでもちょっとしたコツでプラスに感じてもらえる方法をお伝えします。
相手の返信回数を減らす
まず重要になってくるのは相手の返信回数を減らることです。採用担当はアナタ以外にも他の応募者を抱えており、かなり忙しい状態です。なので、少しでも採用担当の負担を軽減させるために相手の返信回数を減らすことを意識しておきましょう。
例えば、書類選考が通ったタイミング。本来であれば、採用担当から面接の候補日を提示します。そして、アナタはその候補日を選択して返信。それを確認した採用担当が確定の連絡。アナタは感謝の念を述べて返信。
流れをまとめると以下の通りです。
①採用担当から面接の候補日を提示（企業⇒アナタ）
②候補日を選択（アナタ⇒企業）
③面接日時の確定と最終確認（企業⇒アナタ）
④確認した旨の返信（アナタ⇒企業）
スムーズに行けばお互いが2回ずつで終了します。
しかし、もし仮に採用担当が提示した日程にアナタの予定が合わなかった場合。
①採用担当から面接の候補日を提示（企業⇒アナタ）
②提示された候補日は都合が悪いと返信（アナタ⇒企業）
③他の候補日を提示（企業⇒アナタ）
④候補日を選択（アナタ⇒企業）⑤面接日時の確定と最終確認（企業⇒アナタ）
⑥確認した旨の返信（アナタ⇒企業）
お互いが3回ずつに増えました。
実はこのやり取り、相手の返信回数を2回に減らす方法があります。
②のタイミングで自分の都合がいい直近の日程を提示するんです。
以下のようなイメージです。
①採用担当から面接の候補日を提示（企業側）
②候補日は都合が悪い旨と直近の可能な他の候補日を添えて返信（アナタ）
③面接日時の確定と最終確認（企業側）
④確認した旨の返信（アナタ）
お互いに3回ずつから2回ずつに減りました。
採用担当が提示した面接の候補日が都合上厳しかったら、近い日付で可能な日程を提示しましょう。
返信するメールの内容は以下を参考にしてください。
株式会社〇〇
採用担当△△様お世話になります。
貴社の求人に応募しました○○です。提出書類のご確認および、一次面接のご案内、
誠にありがとうございます。また、面接候補日のご提示いただき感謝申し上げます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただきました日程はすでに予定が入っており調整が難しい状況です。もし、可能であれば以下の日程ではいかがでしょうか。
○月○日 終日可
○月○日 14:00以降可
○月○日 9:00～14:00 可お手数ですがご確認の程をよろしくお願いいたします。
ポイントは、なるべく時間帯に幅を効かせることです。
ピンポイントで「14:00～15:00」とかにしないようにしましょう。
採用担当もすでに予定が入っていることが考えられるので、アナタの予定が合わせられる日程の幅を効かせて提示するのがベストです。この行動は一般的な候補者でもなかなか行わないので、高確率で採用担当に好印象を与える可能性があります。「相手の行動を先読みできる気が遣える人」という印象を与えることができます。
細かいお礼を忘れない
1つ1つの細かいお礼は忘れないようにしましょう。
例えば、先ほどのメールから↓↓↓
株式会社〇〇
採用担当△△様お世話になります。
貴社の求人に応募しました○○です。提出書類のご確認および、一次面接のご案内、
誠にありがとうございます。また、面接候補日のご提示いただき感謝申し上げます。
※一部省略
コチラを元に解説していきます。
簡単に言うと、相手が行った行動に対してはお礼を述べることを心がけましょう。
先ほどの例からいくと、採用担当が行ったことを洗い出すと以下2点。
- 履歴書と職務経歴書を確認した
- 面接の案内と日程の調整
あまりにお礼を述べすぎると気持ち悪がられますが、適度にやると「感じのいい人」と思ってもらえます。それらを一括にして人間性と思われるので、面接に入る際に「人間性はしっかりしている」ことが前提となるので少しでもマイナスに捉えられることが発生してもリカバリーできます。さらに、相手が行った行為に対しての確認の意味も入っているので漏れが発生しません。
相手が行った行為に関しては適度にお礼を述べていきましょう。
メールを綺麗に締めくくる
そして最後は綺麗に締めて終了させます。
例えば、漫才もコントも落語も、ネタの途中まで面白かったけどオチがいまいち。といったネタって数多く存在します。ネタ見せで放送作家や先輩芸人からも指摘を受けた人も少なくないでしょう。途中が良くてもオチがいまいちだったら、結果的に「イマイチのネタ」に認定されます。
メールも同じです。
気持ちよく締めましょう。
例えば、面接の日程調整がスムーズに行った以下の流れ。
①採用担当から面接の候補日を提示（企業側）
②候補日を選択（アナタ）
③面接日時の確定と最終確認（企業側）
④確認した旨の返信（アナタ）
締める箇所は④です。
通常の返信であれば↓↓↓
株式会社〇〇
採用担当△△様お世話になります。
○○です。面接日程のご調整、誠にありがとうございます。
それでは、○月○日△時～で承知しました。
当日はよろしくお願いいたします。〇〇
一般的にはこれで十分です。
しかし、もうひと手間を加えて気持ちよく落としましょう。
気持ちよくさせるのは相手です。
株式会社〇〇
採用担当△△様お世話になります。
○○です。面接日程のご調整、誠にありがとうございます。
それでは、○月○日△時～で承知しました。
当日はお会いできることを楽しみにしております。どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇
違いがわかりましたか？
加えたのはこちら↓↓↓
＜当日はお会いできることを楽しみにしております。＞
これだけです。
この一文を添えるだけで、「採用担当のことを思っています」という熱意を伝えることができます。意外とここまで気を遣って返信できる応募者はいません。応募者も数多くの会社に応募しているためそこまで手が回らないんです。なので、少しでも優位に立てるように、細かいところを気遣って行きましょう。
繰り返しますが、「経歴なし」なので一般候補者よりも不利になります。
その中でも戦えるように、打てる施策は潰しておくことがベストです。
まとめ
今回はメールのやり取りで採用担当に好印象を与える方法をお伝えしました。
まとめると以下3点です。
- 相手の返信回数を減らす
- 細かいお礼を忘れない
- 最後のきれいな締めを忘れない
実際にはこれらをやった時に例えば、「返信回数を減らす工夫をしているなんて気が遣えるな」と直接的に思われないかもしれません。しかし、「なんか礼儀がちゃんとしてて良い感じだな」と思われるだけでもプラスです。具体性がなく雰囲気だけで良い感じの人間という演出ができれば書類選考の突破だけではなく、一次面接でも有効的に働くはずです。
いまやコミュニケーションツールとしてLINEが多くのシーンで活用されています。メールはあまり利用しなくなりました。しかし、ビジネスにおいては未だにメールを多様します。なので、あまり馴染みがないかもしれません。しかし、感覚的に先輩にメッセージを送っているくらいの気の使い方というイメージを持っておくと想像がしやすいでしょう。
今回の内容は一見、難しそうですがそこまで難易度は高くないはずです。
少しの工夫で採用担当に好印象を与えましょう。
応援しています。
