就職活動において意外と軽視されがちなのが採用担当とのメールのやり取りです。
多くの面接対策では書類（履歴書・職務経歴書）の書き方や面接対策にフォーカスしがちですが、実はメールのやり取りも採用を決める判断基準になっています。
たしかに、重要性でいうと書類（履歴書・職務経歴書）の面接が重要です。
しかし、メールのやり取りという常識的な行為でも相手の気分を害するようなことをやってしまうと、一気に選考から振り落とされるリスクでもあります。
実務経験がある人でも仕事になったらちゃんとしたメールは送れるのに、就職活動のメールになったら少し雑になって採用担当を不安にさせる人も一定数います。現に私の知り合いの人事の体験談なのですが、書類や面接は問題なかったけど、メールのやり取りが雑で不採用にしたという事例も発生しています。
逆にやり方によっては「あたり前」のメールのやり取りでも、ちょっとしたひと工夫でプラス評価を得られることも可能です。
そこで、今回は就職活動のメールの方法をご紹介していきます。
ちなみに、まだコチラの記事をご覧いただいてい方はぜひ。
応募前に採用は始まっているので注意しておきましょう
という話です。
コチラは経歴なしの元お笑い芸人でも書類選考を突破する確率を上げる話です。
履歴書の回。
参考までにテンプレートと資料DLも用意しております。
同じくコチラは経歴なしの元お笑い芸人でも書類選考を突破する確率を上げる話の職務経歴書の回です。
コチラも参考までにテンプレートと資料DLも用意しております。
選考項目のおさらい
細かいところは会社によりますが、企業が人を採用する時にチェックする項目は以下2点です。
- 応募書類で学歴や実務経験の有無、もしくはポテンシャル
- 面接での受け答えや人間性、実務経験の詳細など
上記のように一般的には応募書類と面接の2種類と思われがちです。
しかし、実はそれだけではありません。
「応募前に採用は始まっているので注意しましょう」といった内容の記事でも話をした通り、実名で検索された際に出てくる人物像や他者評価、トラブルを起こしていないかもチェックされます。さらに、応募してから企業の採用担当から連絡が来た際のメールのやり取りも採用の判断項目とされています。
実際に判断項目にしている会社は多くはありませんが、メールのやり取りひとつで「この人は社会人としての常識がなっていない」といったマイナス評価、もしくは「メールだけでも気遣いができて素晴らしい」といったプラスの評価を得ることさえ可能です。
つまり、企業側では正式に「メールのやり取り」を採用の判断軸にしていないものの、実はあまりに目立つ行為をやってしまうと最悪の場合、書類や面接が問題なくても不採用になる可能性は十分にあります。
一見すると、採用担当とのメールのやり取りなんて仕事上には関係ないと思われがちですが、アナタの見える範囲の全ての行動を採用担当は見ていると思っておきましょう。
正直なところ、書類や面接だけでは人間性やスキルを完璧に知ることは不可能に近いです。なので、少しでも気になったところはアナタの人間性として見られる可能性もあります。メールのやり取りが少し雑なら「仕事も雑にやりそうだから不安だな」と思われても仕方ないでしょう。
それらも含めて、改めて採用担当が応募者を見るポイントをおさらいしましょう。
- 応募書類（履歴書、職務経歴書）
- 面接
- 人物調査（ネット検索、政府や大手の金融系だったら信用調査）
- メールのやり取り
主にこの4つです。
他にも面接における細かい仕草などありますが、今回は割愛します。
メールのやり取りでの判断基準
就職活動におけるメールのやり取りのポイントは以下3点です。
- 社会人としての最低限のマナーが守られているか
- 返信のスピード
- こちらからの返信で切る
まず、社会人としての最低限のマナーが守れているかについて。
多くの転職サイトでは求人情報に「応募ボタン」が設定されています。基本的に応募する際は応募ボタンをクリックすればOKです。すると多くの場合、企業側から応募書類（履歴書・職務経歴書）の提出を求められます。
以下のようなイメージです。
〇〇様
お世話になります。
株式会社〇〇
採用担当△△です。この度は弊社求人にご応募いただき誠にありがとうございます。
一度、弊社にて書類選考を実施したく存じます。
つきましては、大変お手数ですが履歴書・職務経歴書をご送付いたけますでしょうか。どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇
採用担当△△
このように企業側の採用担当から言われたとおり、履歴書と職務経歴書を送ればOKです。
しかし、これに対して何も書かずに履歴書と職務経歴書だけ返信するのは採用担当に常識を疑われます。
なので、履歴書と職務経歴書を添えて以下のような形で返信しましょう。
株式会社〇〇
採用担当△△様お世話になります。
この度、貴社求人に応募しました〇〇です。
ご連絡いただき誠にありがとうございます。履歴書・職務経歴書をお送りいたします。
お手数ですがご確認をお願いいたします。○○（※最後に自分の名前）
基本的にこれでOKです。
まずは、連絡してくれたことに感謝を述べましょう。
そして、依頼があった履歴書と職務経歴書を送る旨を伝えましょう。
これだけで問題ないです。
変に企業に対する熱い気持ちをこの場で述べなくても大丈夫です。不審がられるので逆効果になります。ちなみに、「お世話になります」や「お手数ですが」など、日常生活では使わないビジネス敬語です。なかなか慣れるには時間がかかりますが、不安であれば都度、調べながら送付してくことが望ましいです。
次に返信のスピードについて。
基本的には24時間以内に返信しましょう。
少なくとも3日以上は間を空けないように。
企業側からするとアナタから応募したのに返信が遅かったら「この人は本当に応募する気はあるのか？」と疑問に思ってしまいます。好きな人に「今度ごはん行こう」とLINEを送って、相手から「ちょっと予定を確認するから待ってて」と言われても既読無視はせずにすぐに返信はしますよね。
就職活動も同じです。
たとえ、応募する企業が第一志望でなくても、「アナタを一番愛しています！」といったような姿勢で望みましょう。
なので、どんな連絡が来ても24時間以内で返信することを心がけてください。
24時間を過ぎて返信したら、冒頭で「返信が遅くなり大変申し訳ございません」と添えて連絡しましょう。経歴なしの元お笑い芸人なので他の社会人ができて当然ことを普通にやっておくと好印象になります。
「元お笑い芸人なのにちゃんとしているな」
これを思わせれば勝ちです。
最後に、こちらからの返信で切ることについて。
これは細かい内容ですが覚えておいて損はないでしょう。イメージしやすいのが先輩との連絡のやり取り。今でこそ、お笑い芸人の先輩後輩の関係性もそこまで厳しくないと思いますが、「連絡は後輩で終わらせる」ことを気遣っていた芸人も少なくないはずです。
こちらからの返信で終わらせる目的は以下2点。
- 相手に無視していないことを伝える
- 連絡内容を確認したことの意思表明
就職活動でも同様です。
ここを採用の判断基準にしている会社は無いと思いますが、念には念を入れておきましょう。さらに、応募したアナタで連絡を終わらせることを徹底しておけば例のごとく「元お笑い芸人なのにちゃんとしているな」と思われる可能性もあります。一般的に、お笑い芸人の世界は礼儀や上下関係が厳しいと世間に認知されています。
こういった細かい1つ1つの行動でも、「お笑い芸人なのにちゃんとしている」ところを見せておきましょう。
まとめ
今回はメールのやり取りで注意すべきことをご紹介しました。
見られていないようで実は細かいところを採用担当は見ています。
今回の内容をまとめると以下。
- メールのやり取りも採用担当は判断基準にしている
- 社会人としての最低限のマナーが守れているか
- 返信のスピード
- こちらからの返信で切る
メールのやり取りに関しては実際に普段から経験があるのでそこまで難易度は高くないはずです。怖い先輩にメールを送っている感覚（LINEでもOK）で十分に注意しておきましょう。少々気を遣いすぎで堅苦しい内容でバカバカしくも思えるかもしれませんが、抜けもれなく完璧に近い状態でやり遂げることで好印象に繋がるはずです。
ぜひ、活用してみましょう。
